【操作マニュアル】外注管理簿の使い方｜建設業許可の期限警告・インボイス番号チェック・支払予定日の自動計算｜セコサポ

協力会社に工事を出すたびに、建設業許可証の写しは受け取ったか、インボイスの登録番号は控えてあるか、再下請負通知書はもらったか——書類の管理は台帳とメールに散らばりがちです。さらに注文書ごとの契約金額・出来高・請求と支払まで追いかけるとなると、Excelのシートが増えるばかりで、どこの支払いがいつ来るのか把握しづらくなります。外注管理簿は、協力会社の情報と発注ごとの金額をひとつの画面にまとめ、A4横の外注先台帳と発注・支払一覧としてそのまま印刷・PDF出力できるツールです。

協力会社を複数抱える電気工事店の工事部・積算担当や、下請け業者の書類と支払いをまとめて管理したい現場代理人の方におすすめです。

主な機能

• 協力会社ごとの会社情報・代表者・担当者・連絡先の登録
• 建設業許可の区分・業種・許可番号・有効期限の管理と、期限までの残日数の自動表示
• 許可期限が90日以内に迫った会社と期限切れの会社を色分けで警告
• インボイス登録番号の形式チェック（T＋13桁）
• 健康保険・厚生年金・雇用保険・労災保険の加入状況の記録と未加入の抽出
• 再下請負通知書・作業員名簿・施工体制台帳など安全書類の受領チェックと未整備件数の集計
• 注文書ごとの件名・工期・契約金額・出来高・請求金額・支払済み額の記録
• 締日と支払サイト（翌月末払い・翌月10日払いなど）からの支払予定日の自動計算
• 未払い残高の自動集計と、支払予定日を過ぎた未払いの警告表示
• A4横の外注先台帳・発注・支払一覧の印刷／PDF出力（複数ページ自動分割）
• CSVの書き出し・読み込みによるバックアップと引き継ぎ
• 入力内容はブラウザに自動保存。サーバーへの送信なし

自社から元請・発注者へ出す側の見積書や請求書、工賃と粗利の計算を行いたい場合は、稼働工賃計算ツールをあわせてご利用ください。本ツールは、自社が発注する側として協力会社の書類と支払いを管理することに特化しています。材料の発注時期そのものを逆算したい場合は資材の発注リミット逆算ツールが便利です。

使い方

1. 「自社情報」に自社名・部署・管理者を入力します。
2. 「外注先台帳」タブで協力会社を追加し、建設業許可の有効期限・インボイス登録番号・保険の加入状況・受領済みの安全書類にチェックを入れます。許可期限を入れると残日数と期限切れが自動で警告されます。
3. 「発注管理」タブで注文書ごとに件名・契約金額・工期・出来高・請求金額・支払済み額を記録します。支払予定日は外注先の締日と支払サイトから自動計算されます。
4. 画面下部の「外注先台帳を印刷（A4横）」「発注・支払一覧を印刷（A4横）」から出力します。印刷ダイアログで送信先をPDFにすればPDFとして保存できます。

リクエスト・お問い合わせ

「こんな機能がほしい」「ここを改善してほしい」などのご要望があれば、お気軽にお問い合わせからお寄せください。